Апостиль, легализация и перевод документов для другой страны

Когда человек переезжает, оформляет ВНЖ, гражданство, брак, учёбу, работу или наследство за границей, часто возникает один главный вопрос: как сделать так, чтобы документ из одной страны приняли в другой.

Официальный документ сам по себе не всегда имеет юридическую силу за рубежом. Чаще всего его нужно подготовить: поставить апостиль, пройти консульскую легализацию или сделать официальный перевод.

Разберём простыми словами, чем отличаются эти процедуры и как избежать ошибок.

Что такое апостиль

Апостиль — это международное подтверждение подлинности официального документа. Он подтверждает, что документ действительно выдан государственным органом, а подпись и печать на нём являются действительными.

Апостиль используется между странами, которые участвуют в Гаагской конвенции. Если страна выдачи документа и страна подачи признают апостиль, обычно достаточно поставить апостиль и сделать перевод.

Например, свидетельство о рождении, выданное в одной стране, можно апостилировать и использовать в другой — для брака, ВНЖ, гражданства, учёбы или наследства.

Что такое легализация документов

Легализация нужна, когда страна назначения не принимает апостиль или требует дополнительное подтверждение документа.

Обычно процедура проходит через государственные органы страны выдачи, Министерство иностранных дел и консульство страны, где документ будет использоваться.

Легализация сложнее и дольше апостиля, поэтому перед оформлением важно заранее понять, что именно требует принимающая страна.

Апостиль или легализация: в чём разница

Главное отличие простое:

Апостиль — упрощённое подтверждение документа для стран, которые признают Гаагскую конвенцию.

Легализация — более сложная процедура для стран, где апостиль не действует.

Один и тот же документ может быть принят в одной стране с апостилем, а в другой — только после консульской легализации. Поэтому всегда нужно учитывать не только страну выдачи документа, но и страну, куда он подаётся.

Когда нужен перевод документа

Даже если документ уже апостилирован или легализован, часто требуется перевод на язык страны подачи.

Перевод может быть:

• нотариально заверенным;

• апостилированным;

• выполненным присяжным переводчиком;

• заверенным в консульстве;

• переведённым вместе с апостилем.

Требования зависят от страны и учреждения. Миграционная служба, суд, университет, банк или ЗАГС могут принимать документы только в определённом формате.

Какие документы чаще всего оформляют для другой страны

Апостиль, легализация и перевод чаще всего нужны для таких документов:

• свидетельство о рождении;

• свидетельство о браке;

• свидетельство о разводе;

• свидетельство о смерти;

• справка о несудимости;

• справка о семейном положении;

• диплом, аттестат, приложение с оценками;

• доверенность;

• судебное решение;

• документы компании;

• выписка из реестра;

• архивные справки.

Такие документы могут понадобиться для ВНЖ, гражданства, брака, развода, наследства, учёбы, работы, бизнеса или подтверждения родства.

Что сначала: апостиль или перевод

В большинстве случаев сначала ставится апостиль на оригинал документа, а затем переводится сам документ вместе с апостилем.

Но бывают исключения. Иногда апостиль ставят на нотариальную копию, перевод или другой заверенный документ. Поэтому перед началом оформления важно уточнить требования той организации, куда вы будете подавать документы.

Неправильная последовательность может привести к отказу, и документ придётся оформлять заново.

Почему документы не принимают за границей

Даже настоящий документ могут не принять, если он оформлен неправильно.

Частые причины отказа:

• нужен апостиль, а сделали только перевод;

• нужна легализация, а поставили апостиль;

• перевод выполнен не в нужном формате;

• апостиль поставлен не на тот документ;

• подана копия вместо оригинала;

• справка уже устарела;

• имя или фамилия написаны по-разному;

• не хватает нотариального заверения.

Особенно часто ошибки возникают со справками о несудимости, документами ЗАГС, дипломами и документами старого образца.

Сколько действует апостиль

Сам апостиль обычно не имеет срока действия. Но срок может быть у самого документа.

Например, справка о несудимости часто принимается только в течение нескольких месяцев. А свидетельство о рождении, браке или смерти обычно бессрочное, но некоторые органы могут попросить свежий дубликат.

Можно ли оформить документы дистанционно

Во многих случаях документы можно оформить без личной поездки в страну выдачи.

Через envoer.com можно дистанционно заказать получение документов, апостиль, легализацию, перевод и доставку готовых документов в другую страну. Это удобно для мигрантов, экспатов и людей, которые уже уехали, но позже столкнулись с необходимостью предоставить документы за границей.

Как правильно подготовить документ

Перед оформлением важно ответить на три вопроса:

1. В какой стране выдан документ?

2. В какой стране он будет использоваться?

3. Какой орган будет его принимать?

После этого можно понять, нужен ли апостиль, легализация, перевод, нотариальное заверение или свежий дубликат документа.

Обычно процесс выглядит так:

1. Проверка требований страны подачи.

2. Получение оригинала или дубликата документа.

3. Апостиль или легализация.

4. Перевод на нужный язык.

5. Заверение перевода, если требуется.

6. Доставка готового документа.

Заключение

Апостиль, легализация и перевод документов нужны для того, чтобы официальный документ из одной страны приняли в другой. Это особенно важно при переезде, оформлении ВНЖ, гражданства, брака, учёбы, работы, наследства или бизнеса за границей.

Главное — заранее понять требования страны назначения и правильно выбрать процедуру: апостиль, консульская легализация, перевод или их комбинация.

Если вы находитесь за границей и не хотите заниматься оформлением самостоятельно, можно заказать подготовку документов дистанционно через envoer.com. Сервис помогает получить официальные документы, подготовить их для другой страны и организовать доставку по нужному адресу.